Résumé
Lorsque vos clients vous passent des commandes impliquant des éléments novateurs, il est essentiel d'opter pour une approche en mode projet. Contrairement à une idée répandue, le succès d'un projet ne dépend pas uniquement des compétences individuelles du chef de projet ou de son équipe proche. Il repose sur la compétence collective de toute l'entreprise dans la gestion de projet. Les problèmes courants tels que les retards, les dépassements de budget, la qualité insuffisante, le mal-être au travail et les conflits interpersonnels peuvent être évités en prenant des mesures spécifiques concernant la gestion du portefeuille d'affaires, la standardisation de l'offre, le processus de gestion de projet et l'acculturation de l'entreprise au mode projet.
Les Défis de la Gestion de Projets
De nombreuses entreprises génèrent une part significative de leur valeur ajoutée grâce à des activités relevant de la gestion de projets, c'est-à-dire des tâches uniques et personnalisées, impliquant des livrables précis et nouveaux et des échéances fixes. Malheureusement, il est fréquent d'observer des retards, des dépassements de délais et des insatisfactions clients dans ces domaines. Cette situation peut engendrer une productivité en dents de scie, des tensions au travail et des marges réduites.
Les problèmes peuvent également surgir au niveau des interactions entre les différentes parties prenantes du projet, avec des départements se plaignant des spécifications, des dossiers de conception, ou des gammes de travail fournis par d'autres services. Dans ces cas, il peut exister un problème sous-jacent de gestion de projet : : est-il structuré ? sous contrôle ? complet ?
Outre ces aspects, d'autres facteurs tels que le manque de ressources humaines ou matérielles, des spécifications instables, ou des processus internes incompatibles avec la gestion de projet peuvent contribuer aux problèmes. Il est donc essentiel de considérer l'ensemble du contexte organisationnel pour améliorer la gestion de projet.
La Gestion de Projet Repose sur la Compétence Collective
Il est crucial de reconnaître que la gestion de projet repose sur la compétence collective de l'entreprise, plutôt que sur les compétences individuelles des chefs de projet. Les formations en gestion de projet ne sont souvent pas suffisantes pour résoudre les problèmes. Les recrutements de chefs de projet expérimentés chez des concurrents ne garantissent pas toujours de meilleurs résultats. De plus, les référentiels de gestion de projet peuvent apparaître comme bureaucratiques et déconnectés de la réalité.
Il est courant de constater que certaines fonctions de gestion de projet sont gérées par des responsables de l'entreprise en dehors de l’équipe projet. Par exemple, la planification peut être gérée par les responsables des unités opérationnelles, les coûts par le contrôle de gestion, et la gestion des contributeurs par les responsables hiérarchiques.
Une vision complète de l’organisation pour un Management Efficace des projets
Pour améliorer la performance économique grâce à une gestion de projet efficace, il est nécessaire d’avoir une vision complète de l’organisation dans laquelle elle s’inscrit. Cela implique d'examiner comment les fonctions de gestion de projet sont actuellement gérées, que ce soit en interne ou en externe. Ensuite, il faut analyser les problèmes rencontrés, tels que les retards, la non-qualité, les dépassements de coûts, et les impacts sur la performance économique. Cette analyse permettra d'identifier les causes sous-jacentes des problèmes et de les résoudre, que ce soit au sein de l'organisation de projet ou en dehors.
Un Plan d'Amélioration Personnalisé
Le plan d'amélioration qui en résulte sera spécifique à la situation unique de chaque entreprise. Cependant, certaines mesures sont couramment recommandées, notamment :
1. Réévaluer le portefeuille d'affaires en fonction du rapport bénéfice/coût, en prenant en compte la complexité.
2. Standardiser ce qui peut l'être tout en optimisant la différenciation.
3. Mettre en place un pilotage centralisé des projets, en particulier dans les entreprises de taille intermédiaire.
4. Clarifier et préciser le processus de gestion de projet, y compris le niveau de formalisme requis et un lexique de référence.
5. Ajuster les ressources allouées aux projets en fonction de la charge de travail.
6. Accroître les compétences des acteurs impliqués dans la gestion de projet.
7. Favoriser l'acculturation de l'entreprise au mode projet.
8. Mettre en place les outils informatiques nécessaires pour piloter les projets.
Une vision globale de la gestion de projet et de son environnement, combinée à des compétences en gestion, est essentielle pour maîtriser efficacement le portefeuille de projets et assurer la prévisibilité et la solidité des résultats de l'activité.